退去と入居のたびに必要になる鍵交換。1回あたりは1〜3万円程度でも、戸数の多い物件ではまとまった金額になります。しかも、貸主が負担する場合、入居者に請求する場合、管理会社が手配して入居者から直接受け取る場合など、お金の流れが物件ごとに違い、記帳が混乱しやすい費用です。
鍵交換費用の負担と処理は、誰が負担するかで、経費になる人、収入になる人、消費税の扱いが変わります。この記事では、国土交通省のガイドラインによる負担の考え方を確認したうえで、貸主・借主それぞれの税務、スマートロック導入時の判断、決算書の表示と銀行の見え方を整理します。
- 入居者の入替えに伴う鍵交換は、国交省ガイドラインでは原則として貸主負担。紛失・破損による交換は借主負担
- 貸主が負担した鍵交換費用は、交換した期の経費（修繕費）
- 入居者から鍵交換費用を受け取った貸主は、その額を収入に計上する。住宅でも、家賃と別建てで受け取る料金は消費税の課税対象になるのが基本
- 借主が法人なら損金、個人の住居なら家事費。店舗・事務所の個人事業者なら必要経費
- スマートロックへの一斉交換は資本的支出になる可能性が高い。20万円基準は計画全体の金額で判定する
鍵交換費用は誰が負担するか
国交省ガイドラインの考え方
国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」では、破損や鍵の紛失がない場合の鍵の取替えは、入居者の入れ替わりによる物件管理上の問題であり、賃貸人の負担とすることが妥当としています。一方、鍵の紛失や不適切な使用による破損で取り替える場合は賃借人の負担とされ、紛失の場合は経過年数を考慮せず、交換費用相当分を借主負担とするとしています（国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」について）。
ガイドラインには法的拘束力はなく、賃貸借契約で入居時の鍵交換費用を借主負担とする特約を置く例もあります。ただし、ガイドラインは、賃借人に特別の負担を課す特約には、必要性と合理的な理由、賃借人がその内容を認識していることなどが求められるとしています。税務の前提として、契約書・重要事項説明書で誰の負担になっているかをまず確認します。
| 場面 | 負担者の原則 | 貸主の処理 |
|---|---|---|
| 入居者の入替え（破損・紛失なし） | 貸主 | 経費 |
| 入居者の入替えで、特約により借主負担 | 借主 | 受け取った額は収入、支払った額は経費 |
| 入居中に入居者が鍵を紛失 | 借主 | 貸主が手配して請求するなら収入と経費。借主が直接業者に払うなら記帳なし |
| 入居中の経年劣化による故障 | 貸主 | 経費（修繕費） |
| 防犯性能を高めるための交換 | 貸主 | 内容により修繕費または資本的支出 |
貸主（オーナー）側の税務
貸主が負担した場合
入居者の入替えに伴って貸主が負担する鍵交換費用は、貸付けを続けるための維持管理費であり、法人でも個人でも、交換した期の経費になります。科目は「修繕費」とするのが一般的です。
従来と同程度のシリンダーへの交換は修繕費です。法人では、一の計画に基づき同一の固定資産について行う修理・改良等の費用が20万円に満たない場合や、おおむね3年以内の周期で行われることが明らかな場合は、修繕費として損金経理できます（法人税基本通達7-8-3）。個人にも同様の取扱いがあります（所得税基本通達37-12）。入替えのたびに1戸ずつ行う通常の鍵交換は、ほとんどの場合これに当たります。
入居者から受け取った場合
特約により入居者が鍵交換費用を負担し、貸主がこれを受け取る場合は、受け取った額を貸主の収入に計上し、鍵業者に支払った額を経費に計上します。法人は益金、個人は不動産所得の総収入金額です。
| お金の流れ | 貸主の記帳 |
|---|---|
| 入居者 → 貸主 → 鍵業者 | 受取額を収入、支払額を経費（総額で計上） |
| 入居者 → 管理会社 → 鍵業者（管理会社が自らの取引として手配） | 貸主には計上なし（管理会社との契約内容を確認） |
| 入居者 → 鍵業者（直接契約） | 貸主には計上なし |
| 鍵業者 → 貸主（貸主負担）、管理会社が送金時に差引精算 | 家賃総額を収入、鍵交換費用を経費（相殺して純額にしない） |
管理会社から送られてくる送金明細では、家賃から鍵交換費用や管理料が差し引かれていることがよくあります。差引後の入金額だけを家賃収入として記帳すると、収入と経費の両方が実際より少なく表示されます。所得の額は変わらなくても、消費税の計算や物件の収支分析がずれる原因になるため、明細の総額で記帳してください。管理料の差引精算については管理委託料・BM費・PM費の処理でも解説しています。
消費税：別建てで受け取る料金は課税
住宅の家賃と、共用部分の費用を応分に負担する共益費は非課税です。一方、国税庁の質疑応答事例では、集合住宅で家賃や共益費と別建てで請求する各種料金は、個別に内容を判定することとしつつ、共益費に該当するもの以外は課税対象になるとしています（国税庁 質疑応答事例「集合住宅の家賃、共益費、管理料等の課税・非課税の判定」）。
入居時に家賃とは別に請求する鍵交換費用は、住宅の貸付けそのものではなく、鍵の交換という役務の対価として受け取るものなので、課税売上げとして扱うのが基本です。課税事業者の貸主は、受け取った鍵交換費用を課税売上げに含め、インボイスの交付を求められたら対応します。課税売上割合の計算にも影響します。
貸主が支払う鍵交換費用は課税仕入れです。住宅のみの建物の場合、入居者から受け取る鍵交換費用（課税売上げ）に対応する仕入れと見るか、住宅の貸付け（非課税売上げ）に対応する仕入れと見るかは、費用負担の実態によって判断が分かれる余地があるため、個別対応方式をとる場合は顧問税理士と区分を確認してください。鍵業者が適格請求書発行事業者でない場合、令和8年10月1日から令和10年9月30日までの課税仕入れは、経過措置により70%の控除となります（国税庁 令和8年度税制改正特集）。
借主側の税務
鍵交換費用を負担する借主の側も、誰が借りているかで扱いが変わります。
| 借主 | 用途 | 扱い |
|---|---|---|
| 法人 | 事務所・店舗 | 支払った期の損金（修繕費・支払手数料など） |
| 法人 | 社宅（役員・従業員が居住） | 法人の損金。社宅家賃の設定とあわせて整理 |
| 個人事業者 | 事務所・店舗 | 必要経費 |
| 個人 | 自宅 | 家事費（必要経費にならない） |
| 個人 | 自宅兼事務所 | 事業に使う部分を合理的に按分 |
法人の借主が入居時に支払う一時金のうち、返還されない礼金・権利金などは繰延資産として償却する場合がありますが、鍵交換費用は鍵の交換という役務の対価であり、支払った期の費用にするのが通常です。事務所や社宅を借りる側の一時金の処理は礼金・敷金・保証金・更新料の処理で整理しています。
代表の相亰と髙橋が、自らの不動産投資と資金調達支援の経験から構築した独自の財務設計の手法「クレフティメソッド」で、決算書・法人化・次の融資まで設計します。初回のご相談は無料です。
不動産投資家向け税務・融資支援を見るスマートロック・防犯性の高い鍵への交換
空室対策や管理の効率化のために、全戸の鍵をスマートロックや防犯性の高いディンプルキーに替えるケースが増えています。
修繕費か資本的支出か
従来の鍵と同等の機能に戻すだけなら修繕費です。一方、暗証番号やスマートフォンでの解錠、入退室の履歴管理など、新たな機能を加える交換は、資産の価値を高めるものとして資本的支出に当たる可能性が高いと考えます。資本的支出は、建物（または建物附属設備）の取得価額に加えて減価償却します。
20万円基準は「計画全体」で判定
法人税基本通達7-8-3の20万円基準は、「一の計画に基づき同一の固定資産について行う修理、改良等」の費用で判定します。1棟の全戸を一斉にスマートロックに替える場合、1戸あたりが20万円未満でも、その建物について一の計画で行う工事全体の金額で判定することになります。入替えのたびに1戸ずつ交換していく場合とは結論が変わり得ます。
なお、ドアに取り付けず単体で機能する機器（共用玄関のインターホンと別に設置する入退室管理端末など）は、器具備品などの独立した資産として、少額減価償却資産や一括償却資産の取扱いを検討する余地があります。どの資産の一部に当たるかは、取付方法と機能で判断します。防犯設備全般の処理は防犯カメラ・オートロック・宅配ボックスの処理、少額資産の取扱いは賃貸用の少額減価償却資産の判定で解説しています。
公表裁決事例について
鍵交換費用そのものを争点にした公表裁決や判例は、国税不服審判所・裁判所のサイトでは見当たりませんでした。設備の取替えが修繕費か資本的支出かの判断では、賃貸マンションのシステムキッチン等の取替えを資本的支出とした平成26年4月21日裁決があり、退去時の原状回復とリノベーションの違いで紹介しています。
会計上の扱いと決算書の表示
税務上は、鍵交換費用が損金・必要経費になるか、資本的支出として資産に計上すべきかが論点です。決算書の表示は、一般に公正妥当と認められる会計基準（GAAP：Generally Accepted Accounting Principles）に沿って判断します。会社法431条は、株式会社の会計は一般に公正妥当と認められる企業会計の慣行に従うものとしています。
| 項目 | 主な表示 |
|---|---|
| 貸主負担の鍵交換費用 | 賃貸原価または販管費（修繕費） |
| 入居者から受け取った鍵交換費用（法人） | 売上高（賃貸事業に付随する収入） |
| スマートロックへの一斉交換（資本的支出） | 建物・建物附属設備 |
入居者から受け取る鍵交換費用は、賃貸借契約に付随して毎回発生する本業の収入なので、売上高に計上するのが実態に合います。ただし、鍵交換費用の受取りと支払いを相殺して「なかったこと」にすると、売上高と費用の両方が過少になります。総額で計上することが、銀行に物件の稼働状況を正しく伝えることにもつながります。
銀行からの見え方
鍵交換費用そのものは小さな金額ですが、銀行が物件の運営状況を見るときの材料になります。
| 見られる点 | 鍵交換費用との関係 |
|---|---|
| 入退去の頻度 | 鍵交換費用の件数は、入替えの多さを示す |
| 運営費の水準 | 原状回復費、広告費、鍵交換費用など入替えコストの合計 |
| 収益と費用の総額表示 | 差引精算を純額で記帳していないか |
| 資本的支出の内容 | スマートロック導入などの設備投資と、その効果の説明 |
入替えのたびに発生する鍵交換、原状回復、広告費は、空室対策のコストとしてまとめて把握しておくと、物件ごとの実質的な収益力を説明しやすくなります。著書のモデルでは償却前利益や債務償還年数を重視しますが、入替えコストを抑えて長く住んでもらうことは、これらの指標を安定させる地道な方法です。空室対策の費用は空室対策の広告費・AD・フリーレントの処理もご覧ください。
実務のチェックポイント
- 契約書で負担者を確認する：入居時の鍵交換は貸主負担か、特約で借主負担か
- お金の流れを確認する：貸主経由か、管理会社が直接手配か、入居者と業者の直接契約か
- 総額で記帳する：送金明細の差引精算を純額で処理しない
- 入居者から受け取る鍵交換費用は課税売上げ：課税事業者は消費税の計算に含める
- 鍵業者のインボイス登録を確認する：令和8年10月以降の経過措置は70%
- スマートロックの一斉導入は計画全体で判定する：資本的支出になる可能性が高い
- 紛失・破損による交換費用の請求は書面で残す：誰の負担かを明確に
まとめ
- 入居者の入替えに伴う鍵交換は、国交省ガイドラインでは原則として貸主負担。紛失・破損は借主負担
- 貸主が負担した鍵交換費用は、交換した期の修繕費
- 入居者から受け取った鍵交換費用は貸主の収入。家賃と別建てで受け取る料金は消費税の課税対象が基本
- 借主側は、法人なら損金、個人の自宅なら家事費
- スマートロックへの一斉交換は資本的支出になる可能性が高く、20万円基準は計画全体の金額で判定する
小さな費用でも、記帳のしかたが積み重なると決算書の見え方が変わります。物件ごとの収支を整理し、銀行に伝わる決算書を作りたい場合は、不動産投資家向けサービスでご相談ください。